Die Planung einer Geschäftsreise ist mit einigen Anforderungen verbunden. Nur wenn auch kleinere Eventualitäten Beachtung finden, lässt sich die Reise später als Erfolg verbuchen. Nicht nur die geschäftlichen Kontakte als eigentlicher Zweck der Reise sind für den Erfolg mitbestimmend. Auch die Organisation hat einen Anteil daran. Wenn die Reiseplanung optimal ist und der Ortswechsel reibungslos verläuft, können sich die Mitarbeiter auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Zu viel Ablenkung durch die Auseinandersetzung mit Problemen während der Reise ist kontraproduktiv. Auch der Kostenfaktor spielt eine wichtige Rolle. Eine schlechte Organisation kostet nicht nur Zeit, sondern in vielen Fällen auch Geld. An der perfekten Planung einer Geschäftsreise können sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen beteiligen.
Reisevorbereitung – diese Dinge sollte der Arbeitgeber beachten
Die Vorbereitung einer Geschäftsreise sollte so früh wie möglich beginnen. Sobald Kenntnis von einem Termin oder einem Meeting besteht, kann die Planung beginnen. Es gilt zunächst zu sondieren, auf welchem Weg die Mitarbeiter zu dem Termin gelangen. Ein Dienstwagen, die Bahn oder das Flugzeug stehen zur Wahl. Alternativ ist es möglich, einen Bus zu chartern. Dies empfiehlt sich bei einer größeren Anzahl an Mitarbeitern in Verbindung mit einer kürzeren Fahrstrecke.
Eine geeignete Unterkunft auswählen
Dauert die Reise mehr als einen Tag an, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Mitarbeitern eine Unterkunft zu stellen. In der Regel ist dies ein Hotel oder eine Pension. Von Vorteil ist es, wenn das Meeting in einem Hotel stattfindet. Dann erfolgt die Buchung in einem Haus mit Konferenzräumen. So müssen die Mitarbeiter vor Ort keine langen Wege zurücklegen.
Versicherungen prüfen
Bei einer Dienstreise greift die gesetzliche Unfallversicherung, sollte sich diesbezüglich ein Vorkommnis ergeben. Es ist aber empfehlenswert, für einen weitergehenden Versicherungsschutz zu sorgen. Auch die vorbereitetenden Tätigkeiten, die im Rahmen der Dienstreise erforderlich sind, unterliegen dem Schutz durch die gesetzliche Unfallversicherung. Es gibt spezielle Dienstreiseversicherungen, die ein Arbeitgeber für seine Angestellten abschließen kann. Ob dies notwendig ist, prüft das Unternehmen im Einzelfall. Bei der Fahrt mit einem Dienstwagen greifen ebenfalls die üblichen Versicherungen. Dennoch ist eine Überprüfung des Versicherungsschutzes empfehlenswert, vor allem dann, wenn es sich um längere Dienstreisen handelt, bei denen ein größerer Teil der Mitarbeiter eingeplant ist.
Dienstreise ins Ausland planen
In vielen Unternehmen sind Dienstreisen ins Ausland erforderlich. Neben der üblichen Planung ist es wichtig, für die Beschäftigten ein Visum oder eine Einreisegenehmigung zu besorgen. Bei Dienstreisen innerhalb der EU fallen diese Anforderungen weg. Die Mitarbeiter müssen sich selbst darum kümmern, dass der Pass gültig ist. Weil dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann, ist es empfehlenswert, Dienstreisen ins Ausland rechtzeitig anzukündigen. Sollte eine spontane Planung notwendig sein, kann der Arbeitgeber die Mitarbeiter beauftragen, die Gültigkeit des Passes regelmäßig zu überprüfen und im Rahmen der Vorbereitung auf eine spontane Reise die Gültigkeit rechtzeitig zu verlängern.
Krankenversicherung für den Auslandsaufenthalt
Für Reisen außerhalb der EU ist eine Auslands-Krankenversicherung erforderlich. Diese kann der Unternehmer für die Mitarbeiter abschließen. Die Vereinbarung kann aber auch lauten, dass die Mitarbeiter selbst für ihre Krankenversicherung verantwortlich sind. Dies ist häufig der Fall, wenn regelmäßige Reisen ins Ausland geplant sind.
Nachbereitung einer Geschäftsreise
Auch nach der Beendigung der Geschäftsreise sind einige Aufgaben zu erledigen. Abhängig von der Ausrichtung des Unternehmens erstellen die Mitarbeiter oder die Beschäftigten die Reisekostenabrechnung für die Rechnungsverarbeitung. Diese enthält alle Posten, die im Zusammenhang mit der Organisation und der Durchführung einer Geschäftsreise angefallen sind. Haben die Mitarbeiter die Kosten für die Reise zunächst selbst getragen, können sie bei dem Arbeitgeber eine Aufstellung einreichen. Sie bekommen eine Kostenerstattung. Darüber hinaus hat der Mitarbeiter Anspruch auf eine Reisekostenpauschale für jeden Tag, den er nicht vor Ort gearbeitet hat. Die Reisekostenabrechnung ist auch für den Arbeitgeber eine wichtige Größe. Er hat die Möglichkeit, die Kosten als Ausgaben in der Betriebskostenabrechnung zu vermerken.
Hilfreiche Tools für die Reisekostenabrechnung
Die digitale Abrechnung der Reisekosten ist ein großer Vorteil gegenüber der manuellen Kostenaufstellung. Die vorgegebenen Felder erlauben eine einfache und schnelle Eingabe aller Kosten. Die Berechnungen erfolgen automatisch. So ist es nicht möglich, einen Posten zu vergessen oder falsch zu deklarieren. Zudem gibt es Tipps und Hintergrundinformationen für die korrekte Abrechnung.
