Privatnutzung von Diensthandy & Co.: Ohne Erlaubnis kann Kündigung drohen

Seit der Coronapandemie bekommen viele Angestellte für die Arbeit im Homeoffice Geräte wie Smartphone, Notebook und Drucker zur Verfügung gestellt. Im Regelfall dürfen diese Arbeitsmittel nur dienstlich verwendet werden. Eine private Nutzung setzt die Zustimmung des Arbeitgebers voraus. Kommt es während der erlaubten Privatnutzung zu Schäden oder Datenverlusten, ist die Haftung individuell anhand der Regelungen im Arbeitsvertrag und etwaiger Fahrlässigkeit des Arbeitnehmers zu klären. Nutzungsumfang sowie Über- und Rückgabe der Geräte sollten genau protokolliert werden. Auch mit überlassenem Firmenhandy müssen Arbeitnehmer im Grundsatz nicht nach Feierabend erreichbar sein.

Keine Privatnutzung ohne Erlaubnis

Im Regelfall werden Arbeitsmittel ausschließlich für dienstliche Zwecke überlassen. Eine Privatnutzung ist nur mit der Erlaubnis des Arbeitgebers gestattet. Dies kann beispielsweise im Arbeitsvertrag oder in Form einer speziellen Überlassungsvereinbarung geschehen. Nutzen Arbeitnehmer die Arbeitsmittel ohne Erlaubnis privat, riskieren sie eine Abmahnung oder in schweren Fällen sogar eine Kündigung. Auch wenn die private Nutzung erlaubt ist, gilt dies nicht für private Telefonate oder Internetsurfen während der Arbeitszeit.

Arbeitgeber kann Nutzung von Apps untersagen

Ist die Privatnutzung des Dienstsmartphones gestattet, sollte auch individuell festgelegt werden, wie weit diese reicht. So kann der Arbeitgeber aus Datenschutzgründen die Nutzung bestimmter Social-Media- und Messaging-Apps verbieten. Generell müssen Arbeitnehmer sicherstellen, dass die Datenschutzvorschriften des Unternehmens jederzeit eingehalten werden. Beispielsweise sollte stets der Sperrbildschirm aktiviert sein, um zu verhindern, dass Unbefugte auf die Daten zugreifen können. Im Falle eines Verlusts ist es Aufgabe des Arbeitnehmers sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Daten erhalten. Hierfür muss das Firmenhandy sofort gesperrt und bestimmte Konten oder Zugänge deaktiviert werden.

Haftung bei Schäden und Verlust

Schäden an den überlassenen Arbeitsmitteln sind dem Arbeitgeber unverzüglich zu melden. In welchem Maße Arbeitnehmer haften, hängt zunächst einmal davon ab, ob die Schäden im Rahmen der betrieblichen oder der privaten Nutzung eingetreten sind. Wird ein Gerät während der betrieblichen Nutzung beschädigt, haftet der Arbeitnehmer nur eingeschränkt, und zwar bei leichter Fahrlässigkeit überhaupt nicht, bei mittlerer Fahrlässigkeit anteilig und bei grober Fahrlässigkeit und Vorsatz in der Regel voll. Wird ein Gerät hingegen während der Privatnutzung beschädigt, ist eine Haftung im Grundsatz bereits bei leichter Fahrlässigkeit gegeben. Wegen gewöhnlicher Gebrauchsspuren kann der Arbeitgeber keine Ansprüche geltend machen. Die Haftung bei Verlust des Arbeitsgerätes ist stets im Einzelfall zu klären, setzt aber zumindest ein Verschulden des Arbeitnehmers voraus.

Übergabeprotokoll klärt Rechte und Pflichten

Grundsätzlich ist es sinnvoll, bei der Überlassung von Arbeitsmitteln ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Dieses sollte neben einer vollständigen Auflistung der Geräte, einzelner Zubehörteile und des jeweiligen Zustands klare Regeln beispielsweise zum Nutzungsumfang und zur Rückgabepflicht enthalten. Arbeitgeber können die Rückgabe auch vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses verlangen. Dies gilt jedoch oftmals nicht für Geräte, bei denen eine Privatnutzung gestattet ist und die unter Umständen als Teil der Vergütung des Arbeitnehmers gelten. Arbeitnehmer sind befugt, vor der Rückgabe alle privaten Daten zu löschen.

Quelle: Schleswig-Holsteinische Rechtsanwaltskammer / Azet PR (International Public Relations GmbH)