Es gibt eine ganze Reihe von rechtlichen Auflagen, wenn es darum geht, Rechnungen zu stellen. Um eine rechtskonforme Rechnung zu erstellen, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Wir haben 5 Ideen, die dabei helfen, eine richtige Rechnung auszustellen.
Rechnungsvorlage verwenden
Mit einer Rechnungsvorlage lässt sich einfach arbeiten. Die bereits vorhandenen Daten müssen lediglich durch die eigenen Inhalte angepasst bzw. ergänzt werden. Es ist wichtig, eine aktuelle Vorlage zu verwenden, die alle notwendigen Daten und Inhalte umfasst. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn Sonderrechnung gestellt werden, etwa an Firmen in Drittstaaten. Daher gilt grundsätzlich, dass man sich vor der Rechnungsstellung informieren sollte, welche Daten auf der Rechnung zu finden sein müssen.
Buchhaltungsprogramm nutzen
Mit einem professionellen Buchhaltungsprogrammlassen sich korrekte Rechnungen besonders leicht erstellen. Das Programm muss lediglich einmal nach den individuellen Ansprüchen eingerichtet werden und erstellt dann automatisch die korrekten Rechnungen. Der Vorteil ist es, dass die aktuellen Programme rechtskonform sind und durch automatische Updates Neuerungen selbst einpflegen. Je nach Anbieter ist man außerdem rechtlich abgesichert, sollte das Programm Fehler in den Abrechnungen verursachen.
Mit einer Rechnungssoftware können auch Bankkonten oder andere Buchhaltungskomponenten kombiniert werden. Dies vereinfacht die Handhabung der Rechnungen weiter.
Inhalte einfach gestalten
Auch der optische Aufbau einer Rechnung ist zu berücksichtigen. Hier gilt es, mehrere Faktoren zu beachten. Zum einen sollten alle Informationen leicht zu finden sein. Das gilt besonders für den Rechnungsbetrag und die Infos zu den Zahlungsmöglichkeiten. Zum anderen sollten alle Inhalte in einer leichten Sprache vorliegen. So kommt es an keiner Stelle zu Missverständnissen.
Es ist nicht notwendig, eine Rechnung aufwendig zu gestalten. Farbige Elemente oder Grafiken sind nicht notwendig. Da viele Rechnungen auch heute noch ausgedruckt werden müssen, ist ein tintensparendes Design immer gern gesehen.
Rechnung passend benennen
Auch die richtige Benennung der Rechnung kann die Arbeit damit vereinfachen. Es gibt keine festen Vorgaben dazu, wie eine Rechnung zu benennen ist. Es muss lediglich aus der Benennung hervorgehen, um welche Rechnungsnummer es sich handelt. Diese Rechnungsnummer muss sich dann den entsprechenden Zahlungseingängen zuordnen lassen. Neben der Rechnungsnummer können auch weitere Angaben gemacht werden. Informationen zum Ausstellungsdatum oder zum Rechnungsempfänger erleichtern eine korrekte Ablage und ein schnelles Wiederfinden einzelner Rechnungen. Es ist etwa denkbar, einzelnen Kunden ein Kürzel zuzuschreiben und dies für die Rechnungsstellung zu verwenden.
Rechnung als Kundenbindungstool nutzen
Auch das Zustellen einer Rechnung ist als Kundenkontakt zu werten. Jeder Kontakt zur Kundschaft oder zu den Lieferanten und Geschäftspartnerinnen bietet die Option einer positiven Interaktion. Daher ist es möglich, auch im Rahmen einer Rechnung etwas Besonderes umzusetzen. Hier ein paar Ideen für eine Rechnungsstellung, die das gewisse Etwas hat:
- Der E-Mail ein kurzes Video beifügen – Danksagung / allgemeine Infos
- Gutscheine oder Rabattcodes beilegen
- Persönliche, handschriftliche Notiz beilegen – Danksagung
- E-Mail anschreiben so weit wie möglich personalisieren – mit Bezug auf die Bestellung / den Auftrag
Diese Angaben gehören auf eine Rechnung
Unabhängig davon, wie man eine Rechnung erstellt, es gibt ein paar Inhalte, die auf jeder Rechnung zu finden sein müssen. Sind diese nicht vorhanden, gilt sie nicht als rechtskonform. Insbesondere im Rahmen der Vorsteuer ist es wichtig, alle Daten korrekt zu ermitteln. Wer hier nicht ordnungsgemäß handelt, kann nach § 26a Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 2 UstG mit einem Bußgeld von bis zu 5000 Euro belangt werden. Daher sollten folgende Angaben immer auf einer Rechnung vertreten sein:
- Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Empfängers
- Datum der Rechnungserstellung
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung
- Entgelt für die Ware oder Dienstleistung sowie etwaige Abschläge, Rabatte oder Skonti
- Umsatzsteuersatz und –betrag (wenn relevant)
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
- Bankverbindung des Rechnungsstellers
